Grunden för att hantera licenser på rätt sätt är en licenspolicy. Denna policy skall berätta vem som är ekonomiskt ansvarig för den enskilda licensen. Vår rekommendation är att du följer företagets organisation och tillämpar de attestnivåer som man redan har. Vidare bör man beskriva hur en inköpsprocess skall gå till.
I denna inköpsprocess skall det finnas en licensmanager som är insatt i licensregler och som godkänner inköpet utifrån ett licensregel perspektiv.
Några vanliga frågeställningar:
På företaget har vi iPhone, hur skall jag hantera appar? Många appar är endast tillåtna för non commercial personal use. Ett exempel på det är t.ex. Microsoft Office som är gratis att ladda ner men du får inte skapa nya dokument, editera eller spara företagets dokument. Dock får du göra det med dina privata dokument.
Generellt skall man tillämpa samma regler här som för sina lap tops, ingen nedladdning av appar innan licens manager har godkänt appen. Överlag skall inte privata appar tillåtas på en företagsmobil.
En molntjänst eller appliance då? Här utsätter du dig för flera företags licensregler och det kan vara komplext att förstå hur du får använda tjänsten. Se min tidigare blogg om att filma med din iPhone.
En god regel är att den anställda som vill installera en ny produkt/app eller molntjänst måste visa upp licensbrevet för licensmanager innan man tillåter installation/användning.
När policyn är på plats så är nästa steg att förstå vilka licenser som används, både internt i mobila enheter och i olika molntjänster. När denna kartläggning är klar jämförs detta med mängden inköpta licenserna och på så sätt säkerställs att rätt typ och mängd av licenser finns.
Därefter skall du se över din arkitektur/ användning och sedan anpassa denna till licensreglarna där det är möjligt. Här kan du spara riktigt mycket pengar.
Glad och nöjd kan du sova på natten med visshet om att du kommer klara av nästa licensreview från tillverkaren.
Berry hjälper en av våra kunder. Kolla videon här.
