IBM inför årlig licens audit för alla kunder

IBM har kommit ut med ett nytt passport advantage avtal v11, Februari 2023. Detta ersätter det gamla avtalet v10, November 2017.

Nyheterna i det nya avtalet är att IBM inför årlig audit för alla kunder, och att container licensieringen numera ingår i detta avtal, och inte finns i ett separat avtal. Dessutom är det ett krav på att även full capacity system inventeras.

Jag kommer här gå igenom några viktiga förändringar som du behöver ha koll på utifrån en licenshanteringen och compliance synpunkt.

Här kommer jag inte täcka diskussioner runt tex GDPR och Schrems II, även dessa punkter behöver man gå igenom med sin jurist för att säkerställa att avtalet är i linje med de krav som organisationen har.

För att säkerställa att man följer licensregler så är det fler avtal och överenskommelser som man måste ha koll på.

1. Specifika regler för den produkt du använder (LI document)
2. Överenskommelser med IBM som gäller för en specifik kund och produkt
3. Passport advantage avtalet (som vi diskuterar här)
4. ELA, eller andra enterprise / övergripande avtal med IBM 

The Client Originating Company

Detta är ett nytt begrepp som finns med i det nya avtalet, och avser “moderbolaget” gällande licensinköp, och skall inte förväxlas med det ekonomiska moderbolaget.

1. IPAA Acceptance

c.

The IBM Originating Company that accepts the Client Originating Company’s orders and the Client Originating Company agree to coordinate the activities of their own Enterprise under this IPAA. The Client Originating Company is responsible for compliance with the terms by all Client Sites assigned a Passport Advantage Site Number (each, a Site) under this IPAA.

Som Client Originating Company är du ansvarig för all license compliance i alla dotter och moderbolag, där ägande är över 50%.

Du kan inte längre skylla på att dotterbolaget har dålig kontroll på sina licenser, du måste ha kontroll. Detta gäller speciellt för “completeness” testing där det krävs att du har licens inventeringsverktyg för alla miljöer i alla dotter och moderbolag.

När ett nytt dotterbolag köps in, så finns det ingen grace period för när reglerna skall tillämpas, så de tillämpas på köpsdagen för dotterbolaget.

Detta är ett av områden där det nya avtalet är tydligare och strängare än tidigare.

När träder avtalet ikraft?

2. IPAA Acceptance

d. This IPAA is effective on the date IBM accepts the initial order under this IPAA and remains in effect until the Client Originating Company or the IBM Originating Company terminates it as described in this IPAA. IBM accepts Client’s orders by: i) sending a TD that includes the level of authorized use; ii) making a Program or Cloud Service available; iii) shipping an Appliance; or iv) providing the Services

Avtalet träder i kraft det datum du få din första faktura på en IBM licens efter 1. maj 2023.

4.1 License Verification

a.

Client will, for all Programs at all Sites and for all environments, create, retain, and each year

provide to IBM upon request with 30 days’ advance notice: i) a report of deployed Programs, in a format requested by IBM, using records, system tools output, and other system information; and ii) supporting documentation (collectively, Deployment Data).

IBM inför en årlig audit för alla sina kunder, hur denna årliga audit skall gå till är oklart, men IBM äger rätten att kräva in underlag från tex ILMT, licens övervakning programvara etc.

b.

Upon reasonable notice, IBM and its independent auditors may verify Client’s compliance with the Agreement at all Sites and for all environments, in which Client uses (for any purpose) Programs.

Verification will be conducted in a manner that minimizes disruption to Client’s business, and may be conducted on Client’s premises, during normal business hours. IBM will have written

confidentiality agreement with the independent auditor. In addition to providing Deployment Data described above, Client agrees to provide to IBM and its auditors additional accurate information and Deployment Data upon request.

Här har vi den vanliga licens audit som många kunder känner igen, och processen verkar var beskriven på samma sätt som tidigare.

c.

Client will promptly order and pay at IBM’s then current prices for: i) any deployments in excess of authorizations indicated on or by any annual report or verification; ii) applicable S&S for such excess deployments for the lesser of the duration of such excess use or two years; and iii) any additional charges and other liabilities determined as a result of such verification, including but not limited to taxes, duties, and regulatory fees.

Du måste köpa alla licenser som du saknar för din underlicensiering omgående till ditt listpris.

7. Governing Laws and Geographic Scope

c.

Each party is also responsible for complying with: i) laws and regulations applicable to its business and Content;

Som tidigare så har vissa lagar och regler företräde framför licensregler, tex GDPR och säkerhetslagar mm.

8. Program License

a.

IBM Programs available under this IPAA are licensed under IBM’s International Program License Agreement (IPLA) or a designated IBM license agreement available at

http://www.ibm.com/terms/pla, and the Program’s LI available at http://www.ibm.com/terms/?cat=software-license.

Referensen till IBM IPLA har blivit tydligare.

8.1 IBM Software Subscription and Support

g.

If Client requests to renew expiring S&S at a lesser quantity of IBM Program uses and installations than the expiring quantity, Client must provide system generated documentation that verifies current uses and installations of the IBM Program to IBM, as specified in the Agreement. If the documentation is not received by IBM at least 30 days prior to the S&S renewal date, Client must renew all expiring quantities.

Om du önskar en partial renewal, dvs att förnya färre antal licenser än det du har, så måste du skicka godkänt dokumentation på detta minst 30 dagar innan förnyelsedatum. Skickar du inte in din ILMT rapport i tid, så måste du genomföra en ny full förnyelse av licenser.

Så kommer vi till den roliga delen av avtalet. Här har du två optioner. Full Capacity eller Sub-Capacity. Som tidigare så måste du uppfylla ett regelverk för att få nyttja de förmånliga sub capacity reglerna.

10. Full Capacity and Virtualization Requirements

a. Client must license the total number of physical processor cores activated and available for use on all servers where the EP, if applicable, is deployed (Full Capacity).

10.1 Virtualization Environment Products (Sub-Capacity or Container Licensing)

a. Sub-Capacity Licensing – EPs that meet the requirements for Sub-Capacity usage (see

http://www.ibm.com/software/passportadvantage/subcaplicensing.html) may be licensed under Sub-Capacity Licensing terms (Eligible Sub-Capacity Product). Client must acquire entitlements equal to the virtualization capacity available to the Eligible Sub-Capacity Product. 

b. Container Licensing – EPs that meet the requirements for Container usage (see

http://www.ibm.com/software/passportadvantage/containerlicenses.html) may be licensed under Container Licensing terms (Eligible Container Product). Client must acquire entitlements for the total number of processor cores associated with the capacity of all containers available to the Eligible Container Product.

c. Client is responsible to comply with the virtualization environments requirements to be eligible for Sub-Capacity Licensing or Container Licensing benefits.

d. Prior to an increase in Sub Capacity or Container Licensing Programs, Client must first acquire sufficient licenses, including IBM Software Subscription and Support, if applicable, to cover that increase.

e. If EP deployments do not meet the Sub-Capacity Licensing or Container Licensing requirements in this section, Client is required to license at Full Capacity.

IBM har nu tagit med även container licensieringen i detta avtal, tidigare var det ett separat avtal för containers.

För vanliga virtuella miljöer gäller ILMT (samt alternativ) som vi känner från tidgare.

I container miljöer så måste IBM Licens Services användas, och det är det enda godkända verktyget för denna typ av miljoer.

Om du som kund både har vm-ware miljöer och container miljöer så måste du använda både ILMT och IBM License services, dvs du har två verktyg som måste underhållas och användas.

10.2 Client’s Reporting Responsibilities

In addition to the License Verification terms in section 4.1 and applicable TDs, the following reporting and resolution terms apply.

a. For EPs under Sub-Capacity Licensing and Container Licensing, Client agrees to properly install, run, and maintain the most current version of the applicable license reporting tool within 90 days of Client’s first deployment and produce a report. Unless IBM approves a different reporting tool, the Client agrees to the following tools.

● Sub-Capacity Products -Client will use the IBM License Metric Tool (ILMT) and to subscribe to the ILMT support notifications at http://www.ibm.com/support/mynotifications and promptly install any updates.

● Container Products – Client will use the IBM License Service tool and Client is responsible to correctly configure according to the Eligible Container Product’s documentation.

b. Client must assign a person in Client’s organization with authority to manage and promptly resolve questions on reports or inconsistencies between report contents, license entitlement, and the applicable license reporting tool.

c. For EPs under Sub-capacity Licensing or Container Licensing, for all Sites and environments, Client is required to run reports at least once per quarter and retain each report a minimum of 2 years and provide to IBM upon request. Manual reporting is not permitted for Container Products.

d. For EPs running in Full Capacity, in all Sites and environments, Client may track (manually or using an available IBM tools) and report Client’s licenses for each EP at least once a year and retain each report a minimum of 2 years and provide reports to IBM upon request. Report format must contain similar information as noted in the Manual Calculation of Virtualization Capacity report at: http://www.ibm.com/software/passportadvantage/subcaplicensing.html.

e. For EPs that no longer meet Sub-Capacity Licensing requirements for which Client would like to continue to license under Sub-Capacity Licensing terms, Client will submit a migration plan to meet the Sub-Capacity Licensing requirements for IBM’s review and approval. During this migration, Client shall maintain the version of ILMT that supported the EP based on the Sub-Capacity Licensing requirements prior to becoming ineligible and continue to generate ILMT reports. With IBM’s prior written consent, Client may manually manage and track such EPs in accordance with item d above.

f. Except for IBM approved changes, modifications, or updates to software licensing tools, Client may not alter, modify, omit, delete, or misrepresent by any means, directly or indirectly:

(1) any IBM-approved software reporting tools, including its code, or any report generated by

such tools; or

(2) any manually generated reports that misrepresents use of EPs

Här känner vi igen mycket som tex, ILMT måste vara på plats inom 90 dagar, och rapporter skall tas 4 ggr per år, och dokumenten skall sparas i 2 år. Detta gäller även IBM License Services (Containers)

Det nya är att det skall finnas en namngiven person som kan hantera verktygen, och kunna förklara avvik i rapporteringen.

Dessutom skall full-capacity system spåras, och dokumenteras minst en gång per år. 

Om du använder ILMT för produkter och lösningar som inte längre stöds av ILMT, så måste du ha en migreringsplan som IBM godkänner.

Nya avtalet:

https://www.ibm.com/support/customer/csol/terms/?id=Z125-5831&lc=en#

Bård Hakkestad